Dúvidas frequentes – Tabelionato de Notas

Vários tipos de declaração podem ser feitos de forma pública (escritura de declaração), em um Tabelionato de Notas. Nestas escrituras de declaração, as partes declaram fatos que desejam ou que sabem, sob sua responsabilidade civil e criminal.

As declarações mais frequentes são:

• Declaração de união estável;

• Declaração de dependência econômica: o declarante declara que alguém é seu dependente econômico, para os mais variados fins;

• Declaração para fins de casamento: dois declarantes conhecidos do noivo ou da noiva declaram publicamente que conhecem e que seu estado civil é o de solteiros, divorciados ou viúvo, nada havendo que impeça seu casamento;

• Declaração para fins judiciais: o declarante narra em detalhes um fato de que tem conhecimento, para ser usado para fins judiciais. Nestas escrituras de declaração, as partes declaram fatos que desejam ou que sabem, sob sua responsabilidade civil e criminal.

Como é feita?:

A parte interessada comparece ao tabelionato com seu RG e CPF originais e declara o que desejar para o escrevente, que transcreverá o declarado no livro notarial, tornando a declaração pública.

O que é necessário:

• RG e CPF originais do declarante.

Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais.

Firma é assinatura.
 
Para que se possa fazer o reconhecimento de firma, é necessário que a pessoa tenha feito, previamente ou na hora, a abertura de firma no tabelionato, que é o depósito do padrão de sua assinatura no tabelionato (ficha de firma). A ficha de firma tem prazo de validade de 05 anos, mas as pessoas mudam sua assinatura com o passar dos anos. Assim, caso haja mudança na assinatura, é preciso que a pessoa compareça novamente ao tabelionato para renovar sua ficha de firma.
 
Como é feito?
O interessado comparece ao Tabelionato, com seu RG E CPF ORIGINAIS (não serve cópia autenticada), e assina três vezes em um formulário, preenchendo-o com seus dados. Seus dados serão, então, inseridos no sistema, e ele já terá firma aberta no Tabelionato.
 
Documentos necessários:
• RG e CPF originais, a cédula de identidade pode ser substituída pelos seguintes documentos: Carteira Nacional de Habilitação – modelo novo (com foto), Carteira de Conselhos Profissionais (ex: OAB, CREA, CRM, CRF, CRO, etc) ou Cédula de Identidade expedida pelos Ministérios do Exército, da Marinha ou da Aeronáutica
 
• Caso o interessado seja mulher casada, separada ou divorciada, que tenha mudado de nome, mas não tenha atualizado o RG, é obrigatória também a apresentação da Certidão de Casamento.
 
Obs. Os documentos apresentados no ato da abertura da firma devem ser originais, vedada a apresentação destes documentos replastificados.

A autenticação de um documento, é a forma pela qual a cópia de um documento adquire validade de original, onde o Tabelião atesta que a cópia autenticada é fiel, idêntica ao original, e por isso, tem a mesma validade que ele.
A cópia não pode ser autenticada se o documento original :
– contiver rasuras;
– apresentar adulteração ou raspagem, “branquinho’, ou, lavagem com solventes;
– contiver escritos a lápis;
– contiver espaços em branco;
– apresentar em forma de papel térmico (fax).
* Importante: É permitida a reautenticação de cópia de documentos autenticados, desde que  o mesmo seja feito na mesma Serventia que o autenticou.

A cópia autenticada é a cópia (“xerox”) de um documento, que tem a mesma validade do original. O Tabelião atesta que a cópia autenticada é fiel, idêntica ao original, e por isso, tem a mesma validade que ele. 

Como é feita?:

A parte interessada apresenta no Tabelionato um documento original e solicita ao funcionário que dele sejam tiradas as cópias autenticadas. Tira-se “xerox” deste documento e atesta-se, na própria cópia, que ela é idêntica ao original apresentado. Isto é feito por um escrevente, que é o funcionário do tabelionato. Ele confere a cópia com o original, apõe nesta um selo de autenticidade, carimba-o e assina-o. Caso a parte traga a cópia tirada por outro estabelecimento, deve obrigatoriamente trazer também o documento original, para que a conferência possa ser feita e assim, a cópia possa ser autenticada.

O que é necessário?:

• Documento Original do qual as cópias serão autenticadas.

IMPORTANTE: NÃO SE PODE TIRAR CÓPIA AUTENTICADA DE OUTRA CÓPIA AUTENTICADA, SOMENTE DE DOCUMENTOS ORIGINAIS.

A cópia não pode ser autenticada se o documento original:

• tiver rasuras;

• tiver sido adulterado por raspagem, “branquinho” ou lavagem com solventes;

• tiver escritos à lápis;

• tiver espaços em branco;

• for em forma de papel térmico (de fax).

Os atos praticados pelo Tabelião de Notas, (exceto o reconhecimento de firmas por semelhança e a autenticação de cópias), são todos realizados em livro próprio, que fica arquivado para sempre. Assim, de todos os atos praticados nestes livros, pode-se a qualquer tempo obter cópias fiéis com a mesma validade dos originais, que são as “certidões”.

O que é necessário:

– número do livro e página em foi praticado o ato;

– nome completo da(s) parte(s) constante(s) do ato.

A separação pode ser convertida em divórcio, podendo também proceder divórcio direto por escritura pública.
 
O que é necessário?
a) Para conversão – prova que o casal está separado legalmente a mais de 01 (um) ano.
 
Importante: Todas as partes interessadas tem que estar assistidas e orientadas por advogado comum ou advogado de cada uma delas, cuja qualificação e assinatura constarão do ato notarial.
 
Documentos que deverão ser apresentados:
a) certidão de casamento  (no caso de conversão, faz-se necessária a averbação da separação legal);
b) documento de identidade (ex.RG) e CPF, xérox simples;
c) pacto antenupcial, se houver, xérox autenticada;
d) certidão de nascimento ou outro documento de identidade oficial dos filhos absolutamente capazes, se houver, xérox simples;
e) certidão de propriedade de bens imóveis e direitos a eles relativos (atualizada, 30 dias, comprovante do valor venal);
f) documentos necessários à comprovação dos bens móveis e direitos (comprovante do valor de mercado, se houver).
 
Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais. (**) Desde que as partes não tenham filhos em comum menores e incapazes

É uma declaração que duas pessoas de sexos diferentes, não casados, mas que vivem juntos, como se fossem casados fazem perante o Tabelião, visando, entre outras coisas, garantir direitos dos declarantes e de herdeiros (se houver). A declaração de união estável realizada por escritura pública tem diversas finalidades, tais como:

– fixar a data do início da união estável;

– fixar um regime de bens voltada à união do casal;

– garantir direitos de herdeiros;

– garantir direitos do(a) companheiro(a) junto ao INSS, convênios médicos e odontológicos, clubes etc.

O que é união homoafetiva?

É a união entre duas pessoas do mesmo sexo, configurada na convivência pública, contínua e duradoura e estabelecida com o objetivo de constituir família.

A escritura de união homoafetiva é o documento público que possibilita a regulamentação das relações civis e patrimoniais dos conviventes do mesmo sexo entre si e em relação aos respectivos familiares.

A transferência de bens imóveis no Brasil, seja por venda e compra; doação; dação em pagamento, ou qualquer outro meio, somente pode ser feita por escritura pública, em Tabelionato de Notas, onde as partes comparecem para a concretização do negócio, através da escritura pública, que é ato solene. A escritura depois de concretizada junto ao tabelionato, deve ser encaminhada ao Registro de Imóveis correspondente à localização do imóvel, para ser registrada visando surtir seus efeitos, conferindo a propriedade à pessoa do comprador/donatário/recebedor, conforme o caso.

A escritura pública por ser um ato complexo e minucioso, deve ser agendada junto ao escrevente com antecedência. É recomendável que a parte interessada compareça ao Tabelionato de Notas já com toda a documentação necessária, para que o escrevente encarregado de lavrar a escritura possa analisá-la, orientando as partes envolvidas para o que for preciso. Na data marcada, as partes comparecem ao tabelionato de notas, munidos de seus documentos originais de identificação para assinarem a escritura.

Documentos necessários:

Para uma compra segura, é fundamental que, os compradores, exijam as certidões pessoais de todos os vendedores.

1. a)certidões negativas de protestos dos últimos cinco anos, a serem fornecidas pelos cartórios de protesto do domicílio dos vendedores, e local do imóvel;
2. b)certidões negativas de ações dos cíveis (falência, execução) a serem fornecidas pelosdistribuidores do deste estado, ou do estado em que residem os vendedores;
3. c)certidão negativa de executivos fiscais, municipais e estaduais, no período de 10 anos anteriores (Fazenda Pública);
4. d)certidão negativa da justiça do trabalho, domicílio vendedores, e local do imóvel;
5. e)certidão negativa da justiça federal, caso os vendedores sejam pessoas jurídicas, deverão ser solicitadas ainda, os seguintes documentos, (cópia autenticada do contrato social da empresa e alterações pertinentes à administração; cópia autenticada do cartão do CNPJ; certidão de débitos do INSS e da receita federal.
6. f)certidão atualizada da matrícula do imóvel;
7. g)cópia autenticada o espelho do IPTU do corrente ano;
8. h)certidão de quitação de débitos condominiais, assinada pelo síndico, com firma reconhecida e cópia autenticada da ata de eleição deste. (imóveis em condomínio).

• Para imóvel rural, é necessário ainda:
• última declaração de ITR;
• DARF dos pagamentos dos últimos 05 (cinco) ITRs, ou certidão negativa expedida pela receita federal, relativa ao ITR do imóvel;
• CCIR – certidão de cadastro de imóvel rural.

A transferência de bens imóveis no Brasil, seja por venda e compra, doação, doação em pagamento, ou qualquer outro meio, somente pode ser feita por escritura pública, em Tabelionato de Notas, onde as partes comparecem para a concretização do negócio, através da escritura pública, que é ato solene. A escritura, depois de feita no tabelionato, deve ser encaminhada ao Registro de Imóveis correspondente à localização do imóvel, para ser registrada e assim, surtir seus efeitos, conferindo a propriedade à pessoa do comprador/donatário/recebedor, conforme o caso.

Como é feita?:
Por ser um ato mais complexo e minucioso, a escritura de venda e compra/doação de imóveis deve ser agendada com o escrevente com antecedência. É recomendável que a parte compareça ao Tabelionato de Notas já com toda a documentação, para que o escrevente encarregado de lavrar a escritura possa analisá-la, verificando se está faltando algum documento, e possa orientar as partes para o que for preciso. Na data marcada, as partes comparecem ao tabelionato de notas, munidos de seus documentos originais (RG e CPF) para assinarem a escritura.

O que é necessário?:
• Certidões Pessoais dos Vendedores É fundamental, para uma compra segura, que os compradores exijam todas as certidões pessoais de todos os vendedores:
1) Certidões negativas de protestos dos últimos cinco anos, a serem fornecidas pelos Cartórios de Protesto do domicilio dos vendedores;
 2) Certidões negativas de ações dos distribuidores cíveis ( Falência, Execução) a serem fornecidas pelos Distribuidores do Estado dos vendedores;
3) Certidão negativa de executivos fiscais, municipais e estaduais, no período de 10 anos anteriores (Fazenda Pública);
4) Certidão negativa da Justiça do Trabalho;
5) Certidão Negativa da Justiça Federal Caso os vendedores sejam pessoas jurídicas, devem ser pedidos ainda os seguintes documentos:
6) Cópia autenticada do Contrato Social da empresa e alterações pertinentes à administração;
7) Cópia autenticada do cartão de CNPJ;
8) Certidão Negativa de Débitos do INSS;
9) Certidão Negativa de Débitos da Receita Federal
• Certidões do Imóvel Também é necessário exigir:
10) Certidão da matrícula do imóvel, atualizada: esta certidão é pedida diretamente ao cartório de Registro de imóveis da região em que se localiza o imóvel. É através desta certidão que se verifica se o imóvel está livre de ônus, tais como hipotecas, penhoras, etc.
11) IPTU do ano corrente
12) Certidão negativa de Impostos da Prefeitura.
13) Caso o imóvel seja um apartamento, vaga de garage, ou conjunto comercial: certidão de quitação de débitos condominiais assinada pelo sindico, com firma reconhecida e cópia da ata de eleição deste sindico.
• Imóvel Rural Se o imóvel a ser adquirido for rural, é necessário ainda que sejam apresentados:
 14) Última declaração de ITR.
15) DARF dos pagamentos dos últimos 5 (cinco) ITRs, ou certidão negativa expedida pela receita federal, relativa ai ITR do imóvel.
16) CCIR – Certificado de Cadastro de Imóvel Rural Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais.

A palavra invetário significa ato ou efeito de inventariar e é empregada como relacionar, registrar, catalogar, descrever, enumerar coisas e arrolar. Derivada do latim inventarium, de invernire, isto é, achar, encontrar. 
 
Quando é feito?
Quando morre uma pessoa deixando bens, abre-se sua sucessão e procede-se ao inventário, para regular apuração dos bens deixados, com a finalidade de que passe a pertencer legalmente aos seus sucessores. A partilha se constitui em complemento necessário e lógico do inventário, quando os bens são distribuidos entre os sucessores do falecido, adjudicando-se a cada um sua cota na herança.
 
Quando pode ser feito por procuração pública?
a) quando todos forem capazes e concordes;
b) não houver testamento.
 
Importante: Todas as partes interessadas tem que estar assistidas e orientadas por advogado comum ou advogado de cada uma delas, cuja qualificação e assinatura constarão do ato notarial. Documentos que deverão ser apresentados:
 
a)- certidão de óbito do autor da herança ou xérox autenticado;
 
b)- documento de identidade oficial (ex. RG) e CPF, xérox autenticado do autor da herança. Das partes xérox simples;
 
c)- certidão comprobatória do vínculo de parentesco dos herdeiros;
 
d)- certidão de casamento do cônjuge sobrevivente e dos herdeiros casados (atualizada, 90 dias) e pacto antenupcial, se houver, original ou xérox autenticado;
 
e)- certidão de propriedade de bens imóveis e direitos a eles relativos (atualizada, 30 dias, e não anterior à data do óbito);
 
e.1)- certidão ou documento oficial comprobatório do valor venal dos imóveis, relativo ao exercício do ano do óbito ou ao ano imediatamente seguinte deste ;
 
f)- documentos necessários à comprovação da titularidade dos bens móveis e direitos, se houver (comprovação do valor de bens móveis e direitos, se houver;
 
g)- certidão negativa de tributos (de impostos e taxas municipais, se imóveis urbanos ou federais – ITRs dos últimos cinco (5) anos, se rurais, e certidão negativa conjunta da receita federal e PGFN ou da Receita Federal do Brasil );
 
h)- certificado de cadastro de imóvel rural – CCIR, se houver imóvel rural partilhado;
 
i)- certidão negativa ou informação de inexistência de testamento – Central de Testamento Anoreg – MT e Censec;
 
j)- certidão de regularidade do ITCMD, emitida pelo fisco – Posto Fiscal Estadual;
 
k)- Carteira de identidade profissional do advogado, OAB – xérox simples. Modelo de Requerimento de Certidão de Testamento – Particular para impressão. Modelo de Requerimento de Certidão de Testamento – Advogado para impressão.
 
Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes. Vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais. (*) Desde que as partes sejam maiores e capazes e não haja testamento.

A procuração, ou mandato, é o ato pelo qual o interessado (outorgante) nomeia alguém de sua plena confiança (procurador), para praticar determinados atos em seu nome. Pode ter prazo de validade ou não, conforme a vontade do outorgante. Como é um ato baseado na confiança, pode ser revogado a qualquer tempo. 

Como é feito?

O interessado (outorgante) comparece ao Tabelionato, com seu RG e CPF originais, e diz ao escrevente que deseja nomear alguém de sua confiança (procurador) para que pratique determinados atos em seu nome – o procurador pratica os atos pelo outorgante, é como se o próprio outorgante tivesse praticando os atos, por isto é fundamental que seja uma pessoa da mais absoluta confiança do outorgante.

Alguns tipos de procuração:

• Procuração Ad-judicia: é aquela dada aos advogados para que estes representem o interessado em juízo (mover ações, defender em ações, fazer acordos, celebrar contratos, etc).

• Procuração Previdenciária: para autorizar que alguém da confiança receba aposentadoria ou pensões por ele.

• Procuração para movimentar Contas Bancárias.

• Procuração para Administrar Bens.

• Procuração para Venda e Compra de Imóveis.

• Procuração para Venda de Automóveis.

• Procuração para Matrícula em Cursos e Concursos.

• Procurações para qualquer outros atos da Vida Civil (somente para atos lícitos ou não proibidos por lei).

O que é necessário?

• Comparecer o interessado com seus documentos originais (RG ou Carteira de Habilitação nova (com foto), e CPF).

•Caso seja o interessado tiver até 15 anos, deve comparecer apenas seu pai ou sua mãe com seus documentos originais (o menor não precisa vir).

• Se o interessado tiver entre 16 ou 17 anos, deve comparecer acompanhado de seu pai ou de sua mãe para assistí-lo, todos com seus documentos originais.

•Trazer a qualificação completa do procurador: nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão, nº do RG e do CPF e endereço.

Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais.

O interessado comparece ao tabelionato, com seu RG e CPF, a cédula de identidade que pode ser substituída pela CNH – carteira nacional de habilitação; OAB; CREA; CRM; CRF; CRO; etc., e ainda, cédula de identidade expedida pelo Ministério do Exército, Marinha, e Aeronáutica, assina três vezes de forma idêntica em formulário, preenchendo-o com seus dados.
 
Documentos necessários:
 
– RG e CPF (originais);
– Caso o interessado seja mulher casada, separada ou divorciada, que tenha alterado seu nome mas não tenha atualizado o RG (documento de identidade), é obrigatória também a apresentação da certidão de casamento.

Pacto antenupcial, é o ato elaborado no Tabelionato de Notas a pedido dos “noivos” onde declaram a vontade de se casarem em regime diverso do legal vigente no país (comunhão parcial de bens). Feito o pacto antenupcial, deverá ser levado ao Cartório de Registro Civil em que será realizado o casamento.

Após o casamento, deverão levar o pacto antenupcial e a certidão de casamento, acompanhados de requerimento próprio, ao Cartório de Registro de Imóveis da circunscrição em que se encontra o primeiro domicílio do casal para que seja registrado e assim, produza seus efeitos.

Procuração ou mandato, é o ato pelo qual o interessado (outorgante) nomeia alguém de sua confiança (procurador), para praticar determinados atos em seu nome.

O interessado comparece no Tabelionato de Notas, com seus documentos originais de identificação; CPF, e certidão de casamento se casado(a), separado(a), ou divorciado(a). Deve ainda, fornecer a qualificação completa do procurador (nome completo; nacionalidade; estado civil; profissão; nº. do RG e CPF, e endereço.

O reconhecimento de filho é um tipo de escritura pública, feita pelo pai verdadeiro da criança, quando este não a tiver registrado quando do seu nascimento. Assim, ficará constando na certidão de nascimento da criança o nome de seu pai e avós paternos. No reconhecimento de filho, o pai pode acrescentar seu sobrenome ao filho reconhecido.

IMPORTANTE: SOMENTE O PAI BIOLÓGICO PODE FAZER O RECONHECIMENTO DE FILHO, sob pena de cometer crime de falsidade ideológica. Caso a pessoa não seja pai biológico da criança a ser reconhecida, mas desejar que ela seja sua filha legítima, deverá proceder à ADOÇÃO, que é feita judicialmente.

Como é feito?

O pai biológico e a mãe da criança comparecem ao tabelionato com seus RG e CPF originais e certidão de nascimento da criança. Não é necessário trazer a criança, basta a certidão de nascimento dela. Caso o filho a ser reconhecido já tenha mais de 18 anos, deverá também comparecer ao tabelionato, com seu RG e CPF originais.

O que é necessário?:

• Comparecer pai e mãe com RG e CPF originais.

• Trazer a certidão de nascimento do filho/a.

• Caso filho/a maior de 18 anos, também deve comparecer com CPF e RG originais.

Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais.

A revogação é o ato que torna sem validade uma procuração anteriormente feita. Por ser um ato baseado na confiança que o outorgante possui no procurador, a procuração pode ser revogada a qualquer tempo (conforme a situação), se não mais convier ao outorgante que o procurador continue exercendo atos em seu nome.

É a vontade espontânea e isenta de vícios em não manter a sociedade conjugal e deseja a separação. 
 
Como é feito?
Através de escritura pública.
 
O que é necessário?
a) Prova de 01 (um) ano de casamento.
 
b) Declaração de impossibilidade de reconciliação por convivência matrimonial que se tornou intolerável.
 
c) Ausência de filhos comuns menores ou incapazes do casal.
 
Importante:
 
Todas as partes interessadas tem que estar assistidas e orientadas por advogado comum ou advogado de cada uma delas, cuja qualificação e assinatura constarão do ato notarial.
 
Documentos que deverão ser apresentados:
a) certidão de casamento (atualizada, 90 dias) (no caso de conversão, faz-se necessária a averbação da separação legal);
 
b) documento de identidade (ex.RG) e CPF, xérox simples;
 
c) pacto antenupcial, se houver, xérox autenticado;
 
d) certidão de nascimento ou outro documento de identidade oficial dos filhos absolutamente capazes, se houver, xérox simples;
 
e) certidão de propriedade de bens imóveis e direitos a eles relativos (atualizada, 30 dias, comprovante do valor venal, atualizado);
 
f) documentos necessários à comprovação dos bens móveis e direitos (comprovante do valor de mercado, se houver).
 
Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais. (**) Desde que as partes não tenham filhos em comum menores e incapazes

Testamento é o ato pelo qual alguém (parte interessada), dispõe de seu patrimônio, ou parte ideal deste, para depois da morte. É feito com hora marcada, pelo próprio Tabelião ou seu substituto, que irá conversar com o testador, verificando se este se encontra no pleno gozo de suas faculdades mentais, com total capacidade de expressar sua vontade, e irá orientá-lo no que for preciso, deixando o testador seguro e confortável em relação à sua disposição de última vontade.

– Procuração “Ad Judicia”: é aquela dada aos advogados para que estes representem o interessado em juízo (mover ações; defender em ações; fazer acordos; celebrar contratos, etc.).

– Procuração para fins previdenciários: é aquela que autoriza alguém de confiança a receber aposentadoria ou pensões em nome do outorgante;

– Procuração para movimentar contas bancárias;

– Procuração para administrar bens;

– Procuração para venda e compra de imóveis; dentre outras.